Cum organizez eu o conferință în doar 5 pași simpli.

Conferința reprezintă o bună oportunitate pentru oamenii cu interese comune să se întâlnească și să schimbe cele mai noi și interesante idei din domeniul lor de interes. Conferințele sunt des întâlnite mai ales în mediul academic, în diferite câmpuri ale muncii, în grupuri de marketing sau chiar în cele reunite pe teme religioase.

Pentru ca o conferință pe care o organizez să fie memorabilă, eu am în vedere câteva aspecte esențiale: trebuie să inspire oamenii și să le ofere posibilitatea să-și creeze noi legături în domeniu. Să facă networking, cum s-ar mai spune.

Bineînțeles, până la îndeplinirea acestor două țeluri, este nevoie de parcurgerea unor pași, un fel de to do list, o listă pe care să o ții aproape de tine și cu ajutorul căreia să-ți ghidezi următoarea mișcare. Eh, fix despre asta vreau eu să vorbesc în acest articol. 🙂

Întocmire plan de lucru și alegere titlu

Înainte de toate, încep din timp să pun pe hârtie planul de bătaie. (Probabil chiar acest aspect te-a făcut să ai nevoie de aceste rânduri: cauți surse de inspirație pentru viitor.) 😀 Dacă am deja tema bine stabilită în minte, atunci trebuie să găsesc și un titlu sugestiv pentru eveniment: scurt și cuprinzător.

Alegere sală de conferințe

După ce am ales data și ora evenimentului, în funcție de numărul de persoane care participă la eveniment, îmi aleg cu atenție locația evenimentului.

Sursa: www.goldentuliptimes.com/ro

Lista participanților

Până să ajung să întocmesc lista participanților, este nevoie să mă gândesc ce target îmi propun și cam câte persoane aș dori să vină la eveniment. Astfel, dacă simt că lucrurile m-ar putea depăși (peste 80 de persoane), îmi aleg un comitet de decizie al conferinței. Cu alte cuvinte, chem ajutoare. Nu râde, că vei avea nevoie de ce zic eu aici. 😀 După ce am stabilit și coordonatorul, trec la întocmirea propriu-zisă a listei participanților. Țin aproape și o agendă. Plus lista amintită mai sus (aceea cu pașii pe care trebuie să-i urmez).

Dotări sală eveniment/ Echipamentul tehnic

În funcție de necesități, sala în care se va desfășura conferința trebuie să beneficieze de un minim set de dotări specifice:

• Wi-Fi gratuit;
• aer condiționat, pentru zilele toride;
• flipchart.

Pentru mine contează foarte mult spațiul pe care îl am la dispoziție în sală și, nu în ultimul rând, posibilitatea personalizării evenimentului în funcție de nevoi.

După ce am stabilit prețul și modalitatea de achiziționare a unui bilet de participare, mă gândesc și la alte facilități de care să dispună sala evenimentului. Golden Tulip Times este un hotel din București ce poate găzdui orice tip de întâlnire, sălile de conferință regăsite în hotelul din București (Bd. Decebal 19, Sector 3) având, pe lângă dotările minime, și alte facilități cu plată:

• închiriere calculator;
• xerox;
• fax;
• medic de gardă;
• apeluri locale.

Alegere meniu

…sau ce anume ofer de băut sau drept gustare în timpul pauzelor. Fie că este vorba despre un brunch sau un coffee break, mă asigur că fac alegerea potrivită pentru toți participanții, atât în funcție de numărul lor, cât și de tipul evenimentului.

După ce m-am decis asupra aspectelor de mai sus, nu-mi rămâne decât „advertise, advertise, advertise”: social media, alăturare de nume mari (ca sponsori sau speakeri) și beneficierea de sprijinul acestora în promovarea evenimentului pe toate canalele media, comunicate de presă, campanii publicitare și tot ce m-ar putea ajuta în trâmbițarea conferinței mele.

În concluzie, nu pot decât să-ți urez succes și multă răbdare! Dar să nu uiți:

Fă totul cu pasiune și dăruire. Pasiunea ne motivează, dăruirea ne aduce rezultate.

Succesul ne ține în viață. 🙂

#11. Articol scris pentru Spring SuperBlog 2016, „Rețeta unui eveniment de afaceri reușit”

Comments

comments